Einsatzprotokoll
- Dienstag, 21.08.12: Die Mitglieder des Organisationskomitees “Aktiventag 2012″ (OK) grübeln in ihrer ersten Sitzung nach der Sommerpause über den bisherigen Anmeldestand: 1 Alter Herr mit Gattin. Der sehr ungünstig gelegene Anmeldeschluss am 31.08.12 lässt Sorge aufkommen, ob denn genügend Anmeldungen zustande kommen, um die vorreservierten 120 Plätze in der Jugendherberge halten zu können. Eine Telefon-Nachfassaktion und eine Verlängerung des Anmeldeschlusses bis zum letztmöglichen Zeitpunkt wird diskutiert.
- Dienstag, 28.08.12: Anmeldungen kommen über das UOS an, Hochrechnungen geben Zuversicht, mit einem leichten Überhang die JuHe zu belegen.
- Mittwoch, 29.08.12: Über Nacht haben sich weitere Vereine angemeldet, vorsichtshalber werden am Vormittag alle Betten der JuHe für den Aktiventag reserviert (ein leicht irritierter JuHe-Leiter klingt dann doch erfreut).
- Donnerstag, 30.08.12: Die Anmeldungen explodieren förmlich, die Zahl der verfügbaren Übernachtungsplätze sinkt im 10-Minuten-Takt. Um 19:00 Dringlichkeits-Telefonkonferenz der OK-Mitglieder: keine Betten mehr verfügbar. Die Anmeldemöglichkeit wird kurzfristig geschlossen, um weitere Übernachtungsmöglichkeiten zu finden. Kurze Statusmeldungen auf allen Internet-Kanälen, um die interessierten Bundesschwestern und Bundesbrüder zu informieren.
- Freitag, 31.08.12: Gleich früh morgens: verschiedene Stellen werden kontaktiert. Die JuHe-Leitung erklärt sich bereit, weitere Übernachtungsmöglichkeiten durch zusätzliche Betten, evtl. gestützt durch THW-Feldbetten, bereit zu stellen. Erleichterung und Freude im Verein und Wiederöffnung der Anmeldemöglichkeit im UOS.
So sieht es aus
Nach Ende der Anmeldephase galt es zunächst, die zahlreichen Anmeldedaten zu koordinieren. Probleme der Anmeldungen wurden über eine eigens eingerichtete Support-Adresse erfasst und waren nun mit den UOS-Daten abzustimmen. Das Endergebnis: wir dürfen uns auf 214 gemeldete Aktive aus 30 Vereinen freuen. Das riesige Interesse am Aktiventag belohnt uns für unsere einjährige Vorbereitungszeit und spornt an, uns auch die verbleibenden zehn Wochen ins Zeug zu legen, damit ihr “zu Recht” nach Karlsruhe kommt und hier drei wunderbare Tage der virtus, scientia und amicitia verbringt.
Wie geht es weiter
Wir werden nun die Anmeldedaten sichten, Unstimmigkeiten abgleichen und die finalen Buchungen tätigen. Aktuelle Informationen werden auf der Aktiventagshomepage veröffentlicht, als Neuigkeiten oder auch in den FAQ. Für Fragen stehen wir wie gewohnt unter den Adressen support@aktiventag2012.unitas.org (für Fragen zur Anmeldung) und unter info@aktiventag2012.unitas.org zur Verfügung. Zum Semesterbeginn werden wir über das weitere Verfahren zur Nachmeldung von Neo-/Spe-Füxen informieren und kurz vor dem Aktiventag die letzten Anreise- und Veranstaltungsdaten publizieren.
Wir bedanken uns aufs Herzlichste dafür, dass trotz des ungünstigen und frühen Anmeldeschlusses die Anmeldung so reibungslos, zuverlässig und pünktlich wahrgenommen und damit die weitere Organisation des Aktiventags unterstützt wurde und mit diesem großen Vertrauensvorschuss starten wir in die letzte Phase der Organisation, bevor es im November hier in Karlsruhe zu 214 Aktiven und zahlreichen interessierten Hohen Damen und Alten Herren heißt: “Geschieht dir Recht?”
